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Cuando se comienza un negocio o empresa la forma tradicional de llevar los inventarios y las ventas es en una hoja de cálculo de Excel, en principio, facilita las tareas de la nueva empresa puesto que al inicio los volúmenes de mercancía y ventas no son muy grandes, por años esta herramienta ha demostrado efectividad en gran parte de las actividades administrativas.
El simple hecho que sea un software gratuito ya es una gran ventaja cuando lo que se busca iniciando un negocio es precisamente optimizar los gastos, por otro lado, es un programa que no necesita mucha capacitación lo que le permite a cualquier empleado aprender fácilmente a llevar un balance general del inventario con resultados medianamente óptimos ya que no es raro encontrar errores eventualmente.
Sin embargo, los inconvenientes comienzan a surgir en la medida que la empresa va ampliando su capacidad productiva lo que conlleva a gestionar mayores unidades de materia prima y el incremento de productos terminados resultado del aumento en las ventas, es en este momento donde la herramienta ya no es tan confiable puesto que aparecen errores en las cantidades que a la postre impactan la productividad de la empresa.
Excel como herramienta para el control de inventarios
Si bien, Excel se utiliza frecuentemente para el control de inventarios, lo cierto es que no fue diseñada para soportar grandes volúmenes de información, de hecho, presenta muchos limitantes cuando lo que se quiere es agilizar los procesos operativos, además el manejo en la nube presenta ciertas deficiencias en velocidad y en la actualización de los datos.
De igual manera, cuando se manejan grandes magnitudes de información este programa va a requerir de un operario especializado en el manejo del software, puesto que se va a necesitar el desarrollo de formulas complejas que optimicen la velocidad de los datos y de paso minimizar la posibilidad de errores que pueden llegar a surgir por la desconfiguración de una celda formulada, son conocidos casos donde la empresa se enfrenta a problemas logísticos solo por el hecho de que la persona que formulo la hoja de calculo ya no trabaja en la compañía.
Desventajas de usar una plantilla de Excel en el control de inventarios
- El activo más importante de cualquier organización es la información y como ya se menciono el solo hecho de no contar con un operario especializado en esta herramienta podría entorpecer los procesos de la empresa.
- El programa es susceptible de cualquier tipo de modificación sin que pueda ser detectado fácilmente lo que conlleva a problemas de seguridad, sin dejar de lado un posible robo de información.
- No se puede utilizar en todas partes ya que al no ser compatible con todos los sistemas operativos se limitaría a equipos que manejan el programa y la versión porque corre con el riesgo de desconfigurarse.
- La información se puede perder si el programa falla por algún cierre inesperado, son ampliamente conocidos los casos donde por el solo hecho de no haber guardado el trabajo que se estaba realizando, en una caída de la red eléctrica o simplemente un accidente donde se desconecte el pc se pierde la información de varias horas de trabajo.
- No dispone de la información en tiempo real lo que implica no tener a mano la información detallada de las ventas y mucho menos de los artículos o mercancías que se vendieron un par de horas antes de la consulta.
- La incapacidad de compartir información con otras áreas y sucursales de la compañía lo que implica retrasos en la toma de decisiones por falta de información.
Es por estos motivos que cuando una compañía esta creciendo debe contemplar la posibilidad de migrar a un sistema de inventarios que están diseñados no solamente para evitar cualquier situación de las ya mencionadas, sino que podrá optimizar los procesos de manera mucho más eficiente.
Al ser sistemas sencillos y fáciles de manejar cualquier trabajador podrá llevar el control de inventarios eficazmente, además de compartir la información en tiempo real pues son programas que normalmente se manejan en la nube destacando la versatilidad de los mismos al manejar tecnologías de punta como lo son los códigos de barras y la identificación por radio frecuencia (RFID).
