¿Qué es una factura por computador?

En Colombia desde el 1 de enero de 2019 quedó prohibido facturar de la forma tradicional como se venia haciendo por lo que los talonarios y facturas impresas en papel, solo se ven en negocios pequeños que facturen menos de 116 millones de pesos, con la resolución 010 de 06 de febrero de 2018 la DIAN establece las disposiciones para utilizar este nuevo método y les exige a las empresas que están dentro de este rango ajustarse a las nuevas condiciones.

Sin embargo, las empresas que no están obligadas a facturar de manera electrónica pueden implementar un tipo de facturación que les trae muchos beneficios, este modelo es la facturación por computador, que si bien, se debe normalizar ante la DIAN, su implementación es mucho más sencilla. Inicialmente debe solicitar una resolución de facturación por computador a la DIAN donde se le otorga un rango de fechas de expedición y una numeración.

Ventajas de facturar por computador

• Le permite a la empresa un ahorro significativo de papel, de la misma manera, se evita gastos en impresión de talonarios lo que, en conjunto ayuda a la conservación del medio ambiente, esto se debe a que en la facturación por computador, no es necesario que la factura sea un documento impreso ya que su almacenamiento se hace de forma digital y su entrega se puede hacer tanto física como digitalmente.

• El enviar las facturas por computador a través de Internet le permite también tener un ahorro importante en transporte y personal al que se le encomienda su entrega y de paso erradicar riesgos relacionados con la movilidad (accidentes en el proceso de logística), también, suprime las perdidas de facturas y reduce el tiempo de entrega de las mismas.

• Una ventaja importante, es que a este tipo de facturación se le puede hacer cualquier tipo de modificación al diseño que le permita a la empresa introducir cosas alusivas a promociones o campañas de marketing, no obstante, se aconseja la utilización de programas seguros y protecciones efectivas, ya que se conocen casos de personas inescrupulosas que a través de virus o programas maliciosos extraen datos de facturas para hurtar información valiosa que después utilizan con fines delictivos.

• Otra ventaja, es que no es necesario tener a la mano un computador para generar facturas ya que se pueden hacer y enviar desde cualquier dispositivo móvil como puede ser un celular o Tablet.

• Con las facturas tradicionales de papel se tiende a cometer más errores a la hora de llenar la información con suma de valores o datos del cliente, en la facturación por computador se puede corregir cualquier error ganando tiempo y recursos.

• Para los negocios o empresas que ofrecen mercancías por Internet, este tipo de facturación les permite entregar el documento en tiempo real y con el respaldo total del ente de control.

• Se pueden utilizar softwares diseñados para optimizar estos procesos y potencializarlos al integrarlos con otras actividades como los inventarios o ubicación de artículos en bodega.

Requisitos para facturar por computador

El artículo 617 del estatuto tributario dice que los requisitos que debe llevar toda factura por computador para cumplir con la DIAN son los siguientes:

• Razón social de la empresa.
• NIT de la empresa vendedora.
• Fecha de expedición de la factura.
• Debe señalar claramente en algún lado del documento “Factura de Venta”
• Describir los productos vendidos o transacción realizada.
• Numeración consecutiva según resolución que le haya otorgado la DIAN.
• El valor total de la factura donde se discrimine el valor del impuesto a las ventas u otros a los que haya a lugar.
• Principalmente el numero de resolución que la DIAN le otorgo.

Software para factura por computador

Si bien, este tipo de facturación se puede hacer con cualquier programa de computador, lo aconsejable es implementar diferentes soluciones a la medida que ofrecen muchas compañías desarrolladoras de software y de esta manera aumentar las prestaciones que aportan las nuevas tecnologías. Las siguientes son algunas de las ventajas más importantes que tiene la utilización de este sistema.

• Facturas en formato PDF
• Exportar a otros formatos como lo son Excel y Word.
• Gestión de facturas múltiples.
• Permite crear otros tipos de documentos como recibos, presupuestos, cotizaciones, entre otros.
• Generación de informes como los de ventas que se pueden discriminar, bien sea, por cliente o por producto, generar el consolidado de impuestos totales y finalmente acordar con el desarrollador diferentes tipos de informes a la medida que la empresa necesite según sus necesidades.
• Puede contratar almacenamiento en la nube que le permita tener la información disponible en cualquier momento o cuando de lo requiera un organismo de control.

Una empresa que no entre en las tecnologías digitales, esta destinada a ser menos productiva al retrasar sus procesos y que a la postre un entorno global tan cambiante y dinámico la puede llegar a sacar del mercado.